La pregunta del millón… ¿Qué herramientas digitales necesitamos saber para transformarnos digitalmente?
El lugar de trabajo cambia constantemente y las expectativas de los consumidores siguen aumentando. Es fundamental que las empresas se equipen con herramientas digitales innovadoras y eficientes. La fuerza de GAF (Google, Amazon, Facebook) demuestra cada día cómo las modernas plataformas de intranet y diversas herramientas de gestión y comunicación se están convirtiendo en partes indispensables de la transformación digital y del éxito de cualquier negocio.
La transformación digital ha estado ocurriendo durante muchos años y aquí llevamos hablando de ella desde hace semanas, contándote todo cuanto necesitas en tu mochila antes de aventurarte a este viaje tan movidito. Sin embargo, muchas empresas no utilizan eficazmente las herramientas digitales a su disposición o no toman las medidas necesarias para ver resultados. Llegar tarde al juego digital o hacerlo sin un mínimo de conocimientos, puede plantear problemas reales que hasta pueden llegar a la quiebra. ¡Así que mantente alerta!
¡En este artículo hablaremos sobre las herramientas que toda corporación, compañía o negocio debería saber al respecto si quieren hacer una transformación digital!
1. Suites colaborativas
Un paquete de software colaborativo empodera a los empleados a través de una amplia gama de herramientas conectadas para lograr objetivos compartidos de manera creativa al combinar habilidades y experiencia. Además de servicios simples como correo electrónico comercial, calendarios y mensajería, las suites de colaboración pueden ofrecer módulos para administrar contactos, documentos, tareas, proyectos y más.
Por ejemplo, G Suite de Google incluye varias herramientas de transformación digital conocidas, como Gmail, Docs, Drive y Calendar. Tus empleados pueden compartir información en tiempo real y tener acceso a un conjunto completo de herramientas digitales para mejorar la comunicación y la colaboración en el trabajo.
En el mundo de Microsoft, Office 365 proporciona una suite de colaboración que facilita la comunicación corporativa, el intercambio, el almacenamiento de información y la gestión de la actividad empresarial. Herramientas como Word, Excel, Teams, Outlook y OneDrive son herramientas de productividad imprescindibles para todos tus empleados.
Como pieza fundamental y base de tu lugar de trabajo digital, una suite colaborativa ofrece ventajas significativas: te permite administrar sus datos, ejecutar funciones comerciales críticas, organizar actividades de manera integral en toda la organización y prepararse para la nueva era digital.
2. Herramientas digitales de comunicación
La buena comunicación es un requisito previo para el éxito de cualquier empresa. La comunicación, ya sea exitosa o no, afecta la productividad y el éxito de tus empleados y organización a diario.
A diferencia del correo electrónico, donde la información no se puede editar, puede extraviarse o distribuirse incorrectamente, las plataformas de comunicación digital centralizan toda la información importante y proporcionan una única fuente de veracidad para las comunicaciones corporativas.
Con herramientas como Ringcentral (Glip), Slack o Microsoft Teams, puedes crear grupos de trabajo dedicados para asegurarte de que todos los involucrados en un proyecto o equipo estén bien informados. Esto no solo permite una mejor circulación de la información, sino también una mejor participación de las partes interesadas relevantes en los procesos clave. Todos los miembros del equipo pueden contribuir proponiendo soluciones, dando feedback o respondiendo preguntas. El compromiso es un elemento fundamental para estimular a los equipos e impulsarlos a alcanzar sus objetivos.
Las tecnologías digitales están transformando la forma de trabajar de los empleados. Los empleados ya no están limitados por los límites de una oficina física. Es por eso que necesita adaptar la forma en que se comunica para respaldar a sus empleados de campo, remotos e internacionales. Otras herramientas como Skype, Zoom y Google Chat llevan la comunicación al siguiente nivel con videoconferencias y conversaciones cara a cara.
3. Herramientas CRM (Administración de Relaciones con el cliente)
Los sistemas CRM pueden desempeñar un papel importante en el éxito de tu estrategia de transformación digital. Para mantener tu negocio siendo competitivo, debes poder mantenerte al día con las expectativas cada vez más altas y los requisitos avanzados de los clientes, que pueden cambiar de un día para otro. Un CRM ofrece varios beneficios: ayuda a las empresas a comprender y abordar las necesidades de los clientes, automatizar tareas, acortar los ciclos de ventas y aumentar la retención, entre otros.
Al evaluar los sistemas CRM, asegúrate de que puedas proporcionar la información y los datos correctos que necesitas, y de que se integre con otras herramientas que vayas a utilizar. Dependiendo de si deseas implementar en las instalaciones o en la nube, o según el tipo de información que desees recopilar, es posible que diferentes sistemas funcionen mejor que otros.
Eche un vistazo a Salesforce, Hubspot o Freshdesk, que se utilizan ampliamente entre los equipos de ventas y marketing. Además, cuando estés disponible, aprovecha la inteligencia artificial y su capacidad para proporcionar información más rápidamente y ayudarte a comprender tu mercado objetivo, como hemos hablado en posts anteriores.
5. Herramientas CMS (Sistema de gestión de contenido)
Es imposible hablar de transformación digital sin mencionar el software CMS. Un CMS le permite crear y administrar contenido digital como sitios web y aplicaciones móviles. Según CSO Insights, el 70% de los compradores definen completamente sus necesidades por sí mismos antes de interactuar con un representante de ventas, y el 44% identifica soluciones digitales específicas antes de comunicarse con un vendedor. Teniendo esto en cuenta, el contenido y la presentación de tu web son fundamentales en el proceso de toma de decisiones de tu comprador.
Los sitios web exitosos son visualmente atractivos, fáciles de navegar, brindan información específica y relevante y responden preguntas frecuentes.
Algunos de los sistemas más conocidos incluyen WordPress, Prestashop o Drupal. Cada uno tiene sus propias ventajas en términos de funcionalidad, facilidad de uso y precio, en comparación con los sitios hechos a medida. Si no tienes un equipo interno dedicado para crear y administrar tu CMS, podría valer la pena contratar una agencia experta dedicada a crear tu sitio web ideal y la experiencia del cliente.
6. Almacenamiento en la nube
Las soluciones basadas en la nube, que surgen de la necesidad de un lugar de trabajo más flexible y móvil, están transformando la forma en que trabajamos. Los trabajadores de primera línea, los asociados minoristas, los viajeros frecuentes y muchos otros tipos de trabajadores móviles dependen en gran medida de las soluciones de almacenamiento en la nube para acceder a los datos sin estar restringidos a una oficina física.
Además, Debido a la situación de crisis de cuarentena que estamos pasando por el COVID-19, destacaron la importancia de la digitalización. Muchas organizaciones lucharon por proporcionar acceso remoto a sus empleados, ya que dependen de soluciones de almacenamiento físico local. Con el auge del trabajo remoto, las soluciones de almacenamiento en la nube son indispensables para las organizaciones que desean mantener la actividad comercial en todo momento y desde cualquier lugar.
También se ha demostrado que las soluciones de almacenamiento en la nube ofrecen altos estándares de seguridad. La seguridad de los datos es de suma importancia para todas las empresas, Hoy en día, los proveedores de almacenamiento en la nube como Google Drive, OneDrive y DropBox demuestran que pueden ofrecer estándares de seguridad totalmente confiables.
7. Herramientas digitales de gestión de proyectos
Una herramienta de gestión de proyectos utilizada eficazmente ayudará a sus equipos a crear y programar tareas, realizar un seguimiento del progreso, aumentar la eficiencia y la capacidad de respuesta, así como también proporcionar visibilidad para los miembros del equipo y los gerentes. En última instancia, conducirá a empleados más productivos, proyectos exitosos y clientes felices.
Un ejemplo de algunas soluciones de gestión de proyectos conocidas incluyen Jira, Trello, Monday y Asana. Investiga las diversas opciones disponibles y elige la que mejor se adapte a tus necesidades. Considera cómo estas herramientas en particular se integrarán en tu lugar de trabajo digital en general, considerando su suite colaborativa, plataforma de intranet y otras herramientas ya implementadas.
8. Herramientas de gestión de contratación
La contratación y la incorporación tienen efectos a largo plazo en la cultura, el rendimiento y la rentabilidad de la empresa, por lo que es importante que invierta sabiamente en las herramientas que utiliza para facilitar estos procesos.
Con una herramienta de reclutamiento digital, puedes identificar y compartir fácilmente currículos con miembros del equipo y gerentes de contratación. Puedes comentar, publicar comentarios de la entrevista y organizar los próximos pasos en el proceso de contratación, lo que lleva a decisiones informadas y colectivas. TalentSoft y SmartRecruiters se encuentran entre las herramientas de gestión de reclutamiento más relevantes en la actualidad, que ayudan a los equipos de recursos humanos y de reclutamiento a ahorrar tiempo al examinar los currículums o entrevistar a candidatos no calificados.
9. Herramientas de contabilidad digital
No es de extrañar que la contabilidad a menudo se considere tediosa y que requiera mucho tiempo, pero también es una de las partes más importantes de cualquier organización en cuanto a eficiencia, seguridad y precisión. Invertir en las herramientas digitales y la habilitación de su equipo de finanzas y contabilidad puede ayudar a acelerar los procesos, mitigar el riesgo y ahorrar dinero.
Las herramientas como Sage, NetSuite y SAP ERP se adoptan ampliamente, pero cuando evalúes herramientas de contabilidad digital, busca integraciones de terceros, disponibilidad en la nube, una interfaz de usuario intuitiva y fácil de usar, así como capacidades de generación de informes y facturación.
10. Herramientas digitales de gestión de nóminas
Por último, pero ciertamente no menos importante en nuestra lista, están los sistemas de gestión de nómina. La gestión de la nómina es otra acción que requiere mucho tiempo y mucho trabajo manual y repetitivo, pero se puede realizar de forma más rápida, fácil y precisa con la herramienta adecuada en su lugar.
Al transformar una empresa, debe incluir herramientas para automatizar varios procesos de recursos humanos, como los procesos de nómina y gastos. Herramientas como Payfit, Workday y Figgo le permiten centralizar y administrar las ausencias de los empleados, los gastos, las horas del proyecto, el desarrollo profesional y más. En lugar de monitorear manualmente la actividad y los procesos, la solución digital automatizará las tareas y proporcionará paneles y análisis holísticos. Tampoco es solo para los gerentes de recursos humanos en el backend. Los empleados pueden solicitar tiempo libre o enviar y realizar un seguimiento de los gastos directamente en el sistema.
Como resultado, las herramientas de administración de nómina ahorran tiempo a los empleados y RR.HH. al completar hojas de cálculo y tablas, lo que les permite concentrarse en tareas estratégicas de mayor valor.
Así como estas, hay muchas más herramientas y plataformas de gestión para las empresas, negocios u organizaciones, algunas plataformas puede que se adapten mejor a tu organización y a tus objetivos así que es importante realizar un estudio de tu organización para escoger los ideales.
Con el pasar de los años, lo digital y lo tecnológico sigue creciendo a pasos agigantados, ya es momento de avanzar con la sociedad y de aprovechar todos los beneficios que puede conseguir tu empresa a través de la transformación digital, recuerda que todos los días nacen nuevos negocios, ¡Así que prepárate!
¡Espero que este blog te haya sido útil e informativo! Si estás buscando asesoramiento para tu negocio u organización, o si quieres empezar a transformar tu negocio en términos de procesos ¡Has venido al lugar correcto! Puedo analizar tu negocio a fondo para identificar los problemas que se puedan solucionar por medio de implementación de estas herramientas digitales, ¡Espero tu mensaje!
