Una de las cosas que más nos cuesta hacer a todos de vez en cuando (me incluyo) es en la gestión de tiempo y tareas. Por eso hoy voy a hablarte de las cuatro áreas en las que puedes mejorar la productividad de tu negocio, y con ello aumentar ingresos y reducir gastos. Suena bien, ¿verdad? Pero entonces, ¿por qué la gente no lo hace?
Hablaremos de en qué áreas de tu negocio puedes trabajar para que la productividad general aumente, además de los motivos para no hacerlo como una forma de mostrarte lo imperativo de estos procesos. También te recomendaré algunas herramientas gratuitas para mejorar la productividad, aunque en posts más adelante te hablaré de ellas más en profundidad.
¿Por qué la gente no intenta mejorar la productividad de su negocio?
Lo cierto es que la mayoría de tareas que aumentan tu productividad, antes de hacerlas, parecen una inversión de tiempo y energía demasiado grandes, porque los resultados están en el futuro y te da la sensación de que hay otras cosas más urgentes. Es como recoger y limpiar tu casa: cuanto más lo piensas, más pereza te da; pero una vez hecho, da gusto verlo todo despejado. Esto es lo mismo, hay que ponerse, hacerlo, y luego todo irá mejor.
Otro de los motivos es totalmente psicológico, y seguro que has oído esta palabreja antes: procrastinación. Muchas personas piensan que la procrastinación se produce simplemente porque uno es vago, o directamente que no es “capaz de hacerlo”. En realidad, los motivos para procrastinar se basan en el hecho de que tu cerebro quiere que le des diversión y que hagas cosas que produzcan endorfinas y otras hormonitas de la felicidad, y desde luego, este tipo de tareas más administrativas, no suelen producir ninguna de ellas.
Esto significa que la procrastinación no es más que tu cerebro intentando evitar las emociones que cree que sentirá teniendo que hacer ciertas tareas. Un pequeño truco para esto es visualizarte haciendo esa tarea con una sonrisa en la cara, pasándotelo bien. También puedes visualizarte una vez hayas acabado, pero personalmente, me sirve más la primera. Parece una tontería, ¡pero podemos engañar a nuestro cerebro para que nos ayude en lugar de que nos ponga trabas!
Las cuatro áreas que debes tener en cuenta para mejorar la productividad de tu negocio
Automatiza, automatiza, automatiza
Hay muchas tareas recurrentes, ya sea de todos los días, todos los meses, o en cada venta que haces. Se trata de varios procesos que tienes que realizar una y otra vez y que te hacen perder mucho tiempo. Piensa que, en lo que pasas de una tarea a otra, necesitas unos minutos para centrarte exactamente en qué es lo que tienes que hacer. Por eso, una de las cosas más importantes que debes hacer es tratar de automatizar todos esos procesos, ya sea con Email Marketing (Mailchimp, GetResponse, ActiveCampaign, por ejemplo) o con pasarelas de pago como Thrivecart.
También te recomiendo que prepares las publicaciones de redes sociales del siguiente mes y lo programes todo. Una cosa menos de la que preocuparte hasta dentro de treinta días.
Gestión de tareas
Una de las cosas que más puede desestabilizar tu día entero, crear agobio, y con ello decirle a tu cerebro “esto no me gusta” y que se prepare para hacer maratón de procrastinación, es no sepas qué tienes que hacer ese día, y tener que organizarte antes de empezar o a lo largo de tu horario laboral.
No tener todas las tareas apuntadas en un mismo sitio, organizadas por proyectos o áreas de trabajo, puede ser un error garrafal que haga que muchas de las cosas que tienes que hacer, se pierdan en el olvido. Para esto yo recomiendo TodoIst, Meistertask o Trello. Hay muchas más, pero si algo sé es que cuantas más opciones des, más bloqueo aparece, así que te dejo esas tres para que las pruebes, de momento.
Otro gran fallo en la gestión de tareas es no dividirlas en tareas más pequeñas y simples. De nuevo, tenemos que jugar con nuestro cerebro. Cuando vemos una tarea y empezamos a desglosarla mentalmente en todos los pasos previos, llega de nuevo la pereza y pum, otra vez te has pasado 45 minutos mirando la pantalla sin hacer absolutamente nada.
Anota todas las tareas que tienes para la semana, o mínimo para el día siguiente, para que así tu yo de mañana lo tenga mucho más fácil para ponerse a trabajar sin pensarlo dos veces.
Gestión de tiempo
Una de las cosas más importantes a medio-largo plazo, es conocer cuánto tiempo te suponen ciertas tareas recurrentes que no puedes automatizar, o los servicios que sueles ofrecer.
Si sabes exactamente cuánto tiempo inviertes para cada cosa, te va a ser más fácil organizarte y además vas a poder hacer los presupuestos sabiendo perfectamente cuánto vale tu tiempo.
Una herramienta que puede servirte para esto es Toggl.
Además, una vez sabes cuánto tiempo necesitas para cada cosa, es muy bueno poder organizar tu agenda poniendo hora de inicio y de fin de una tarea. Si te pones una hora de fin, te obligas a ser más productivo. Para esto, honestamente, Google Calendar es una gran solución (o una agenda de toda la vida, aunque puede ser menos útil en ciertos aspectos, como poner algún link o mensaje directamente en la tarea)
También te recomiendo encarecidamente que te tomes pequeños descansos, a poder ser, uno de 5 minutos cada hora. ¡Está demostrado que una persona rinde más con pequeños descansos que trabajando sin parar durante horas!
Priorizar como clave para mejorar la productividad
Ya tienes tus tareas organizadas, sabes cuánto tiempo tardas en hacer cada una, y has automatizado todo lo posible. ¿Ahora qué?
Pues ahora llega un punto crucial: priorizar.
Es importantísimo que organices un orden diario para tus tareas. Puedes empezar con algunas tareas más pequeñas y que te apetezcan más, sobre todo para darte la sensación de que te va quedando cada vez menos, pero es importantísimo que tengas claro en todo momento qué tiene que hacerse antes (como por ejemplo, empezar a automatizar) y qué puede esperar un poco más.
Sea como fuere, ponte fechas límite. Si no, te aseguro que esas tres o cuatro tareas que pueden hacerse “cuando quiera, porque no urge” no llegarán a hacerse nunca jamás. No te lo digo yo, te lo dice la experiencia.
En resumen, si quieres mejorar la productividad de tu negocio, tienes que, en primer lugar, aprender a tomar ventaja de los procesos automáticos de tu cerebro, y en segundo lugar, invertir una buena cantidad de tiempo o dinero en automatizar todo cuanto puedas. Verás como tu negocio prospera más fácilmente y como tú respiras más tranquilo/a.
